martes, 4 de enero de 2011

tipos de datos de excel

Sigamos con la serie de artículos sobre los fundamentos de Excel. Ya vimos algunos artículos para uno de los principales usos de Excel: realizar cálculos. Ahora revisemos otra aplicación esencial de Excel, que es almacenar, organizar y manipular datos. En el artículo no cubriremos todos estos aspectos, solamente lo fundamental: ¿Qué son los Datos en Excel?

En principio pareciera un tema sencillo, pero no lo es tanto, he visto usuarios que llevan años utilizando Excel, pero que por desconocer estos principios, piensan que Excel se "comporta" raro o "hace" cosas raras.
En una celda de Excel puede haber 4 tipos de datos
  • Texto
  • Número
  • Valor Lógico
  • Fórmula
Si las celdas donde se introducen datos no tienen aplicado ningún formato de alineación, Excel aplica la siguiente alineación predeterminada:

  • Texto: Izquierda
  • Número: Derecha
  • Valor Lógico: Centro
  • Fórmula: Depende del tipo de dato del resultado.
Figura 1
Nota: Las fechas y horas son datos numéricos y dedicaremos un artículo posteriormente al tema.

Es buena práctica que en listas de datos, no se apliquen formatos de alineación; aún cuando no los tienen, podemos a simple vista saber el tipo de dato del que se trata

Al introducir algún dato en la hoja de cálculo, Excel trata de interpretar qué tipo de dato es. Algunas veces no considera lo que deseamos.

Al introducir en una celda
001
Excel lo interpreta como un dato numérico y lo alinea a la derecha y muestra:
1
Figura 2  Figura 3

Al introducir en una celda
1/65
Excel lo interpreta como una fecha (dato numérico) y lo alinea a la derecha y muestra:
Ene-65
Figura 4  Figura 5
Excel también cambió el formato, así que si borramos el contenido (Ene-65) de la celda e introducimos 5
Excel muestra:
Ene-00
Es necesario borrar el formato con Edición > Borrar > Formatos (Edit > Clear >Formats) para que la celda muestre
5

Al introducir en una celda
falso (minúsculas)
Excel lo interpreta como un dato lógico y lo alinea al centro y muestra:
FALSO (mayúsculas)
Figura 6  Figura 7
Al introducir en una celda
- Texto
Excel lo interpreta como una fórmula y muestra
#¿NOMBRE?
Figura 8  Figura 9
Este error se debe a que cualquier texto en una celda cuyo primer carácter contenga los signos -, +, =, Excel lo interpreta como fórmula, y al no reconocer la palabra "Texto", se presenta el error.

Una manera de evitar que Excel interprete el texto como otro tipo de dato, es utilizar como primer carácter el apóstrofe (')
Al introducir en una celda
'001
Excel lo interpreta como texto y muestra
001
Figura 10  Figura 11
En la celda no se muestra el apostrofe (').

No es práctico introducir el apóstrofe en cada una de las celdas de texto cuando se introduce mucha información en una hoja de trabajo.

Una forma rápida de evitar capturar el apóstrofe es dando a las celdas el formato de texto.

Seleccione el rango de celdas en las cuales piensa introducir texto y con el menú
Formato > Celdas (Format > Cells) aparece una ventana de diálogo, en la pestaña Número seleccionar de la lista la opción Texto

Figura 12
Utilizando este método, todo lo que se introduzca en ese rango se interpretará como dato de texto y lo alineará a la izquierda.

Al introducir en una celda
=A1
Excel lo interpreta como texto y muestra
=A1
Figura 13  Figura 14
Es necesario cambiar el formato de Texto por General, y volver a introducir la fórmula para que Excel lo interprete como fórmula. 


Figura 15 



tipos de datos que podemos usar
Los datos que son analizados en Excel son almacenados en las celdas, estas pueden soportar 2 tipos de
datosnúm e r os yte xto, a su vez los números y textos pueden ser tratados a través def unci ones y
fórmulas.
Losgr áfi cos,i m áge nes,contr ol e s y otros objetos son almacenados en las hojas, por este motivo es que
no son considerados como datos ya que no están almacenados en las celdas.
Números: representan cantidades y existen varios formatos, es importante saber que Excel trata las
fechas y horas como números.
Texto: representan títulos para las columnas y filas, ayudan a identificar el contenido del campo. 
Fórmulas: son usadas para hacer cálculos matemáticos, es importante diferenciar entre una fórmula y
una función.
Fu nc i on es: son usadas para manipular números y texto, vienen predefinidas por la aplicación aunque
también podemos crear nuestras propias funciones, están agrupadas por categorías comofi nanci er as,
fecha y hora, texto entre otras
Reflexion. 
los tipos de datos 

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